QUÉ
ES COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA?
Puede usar la combinación de
correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente
iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una
carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto
sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea
de saludo serán distintas en cada una de ellas.
1.
2. Guarde y
cierre el libro que contiene los datos.
3. Pase
a Microsoft Word.
4. En el menú Herramientas, elija Cartas y
correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar
correspondencia.
5. En los dos primeros pasos del Asistente para
combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento e inicie el documento.
Si va a crear etiquetas postales, haga clic en Etiquetas en el paso 1 y, a
continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para seleccionar el
tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir.
Para
obtener más información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word.
6. En el tercer paso, en Seleccione los
destinatarios, haga clic en Usar una lista existente y, a continuación, haga
clic en Examinar.
7. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta
en la que ha guardado el libro con los datos, haga clic en el libro y, a
continuación, elija Abrir.
8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla,
busque y haga clic en la lista. Asegúrese de que está activada la casilla de
verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, haga clic en los rótulos de columna de los datos
correspondientes a los identificadores de Word situados a la izquierda. Este
paso facilita la inserción de los datos en los documentos modelo. Para obtener
más información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de Word.
10. Si sólo desea incluir los destinatarios
seleccionados para combinar correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios
y seleccione los que desee.
11. Utilice los restantes pasos del asistente para
escribir, agregar información de destinatarios, obtener una vista previa,
personalizar, guardar e imprimir o enviar por correo electrónico los
documentos. Para obtener información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de
Word.
